Innhold
- Hvordan konfigurere Excel 2007 og Excel 2010 for å ignorere tomme celler når du lager et diagram eller en graf
- Metode 1: Konfigurer hvordan Excel behandler skjulte og tomme celler
- Metode 2: Bruk en formel for å konvertere tomme celler til # N / A
- Innpakning
Robbie skriver for det meste om Skyrim, men kaster også innimellom lys på rare ting i Microsoft-applikasjoner som Excel og Outlook.
Hvordan konfigurere Excel 2007 og Excel 2010 for å ignorere tomme celler når du lager et diagram eller en graf
Dette er et problem som jeg hadde selv, der jeg ønsket å lage et diagram når de fleste cellene i området du vil kartlegge er tomme (inneholder tomme celler).
For å løse dette og lage et diagram som viser dataene riktig, kan du bli fristet som jeg tidligere har gjort for å kopiere dataverdiene til et nytt område slik at dataene er sammenhengende (uten hull). Dette kan være ekstremt tidkrevende og veldig irriterende, spesielt hvis datamengden er stor. Excel skal gjøre det enklere for våre kollektive liv, så jeg bestemte meg for å se etter en løsning på dette problemet som innebar så lite ekstra manuelt arbeid som mulig.
I mitt tilfelle var jeg interessert i å kartlegge de ukentlige gjennomsnittene av antall daglige salg som teamet mitt gjorde. Da jeg opprettet et diagram ved å velge dataområdet, var alt jeg fikk kart uten data.
Vi vil se på to metoder for å løse dette:
- Hvordan endre måten diagrammet håndterer tomme eller tomme celler
- Hvordan bruke en formel for å endre innholdet i tomme celler til # N / A (Excel ignorerer celler med # N / A automatisk når du oppretter et diagram)
I figuren nedenfor kan du se:
- Dataene jeg bruker til å lage diagrammer (til venstre)
- Det tomme startdiagrammet (øverst til høyre)
- Det fullførte diagrammet (nederst til høyre)
Metode 1: Konfigurer hvordan Excel behandler skjulte og tomme celler
Den første metoden vi skal bruke for å lage et diagram som viser dataene riktig, er å endre måten Excel 2007 og Excel 2010 behandler tomme celler i grafer.
Som standard i et diagram skaper det et gap når Excel ser en tom celle. Når du har et dataområde med flere tomme celler enn celler med data, betyr dette at Excel effektivt lager en graf full av hull.
For å begynne med må vi lage et diagram over gjennomsnittlig ukentlig salg.
- Vi lager et linjediagram ved å velge data i B3: B31 og D3: D31 (klikk og hold nede Ctrl nøkkel for å velge kolonner som ikke ligger ved siden av)
- Klikk på Sett inn kategorien og velg Linje -knappen i Kart gruppe og velg Linje
Nå som vi har laget grafen, må vi endre måten Excel behandler tomme celler på. Å gjøre dette:
- Høyreklikk kartet og velg Velg Data
- Klikk Skjulte og tomme celler
- Hull er standardinnstillingen som vi diskuterte tidligere
- Null i vårt eksempel vil data bli kartlagt som verdi, null, null, null, null, null, null, verdi
- Koble datapunkter med linje gjør akkurat som det står, kobler datapunkter sammen
Figuren nedenfor viser grafen vår opprettet ved hjelp av Null (til venstre) og Koble datapunkter med linje (Ikke sant). Hull vi så allerede med det blanke diagrammet ovenfor.
- Jeg ryddet også opp den horisontale aksen etter høyreklikk det og velge Format Axis
- Under Aksealternativer fanen, endret jeg Største enhet til Faste 7 dager
- Jeg endret Posisjonsakse til På flåttmerker slik at den viste full dato
Metode 2: Bruk en formel for å konvertere tomme celler til # N / A
Den andre metoden for å sikre at Excel kartlegger data som inneholder et stort antall hull eller tomme celler riktig, er å bruke en formel. For å oppnå dette vil vi bruke det faktum at når Excel ser # N / A i en celle, inkluderer den ikke det i et diagram. Formelen vi skal bruke i E3 er:
= IF (D3 = "", # N / A, D3)
De HVIS funksjonen ser på innholdet i celle D3 og HVIS D3 tilsvarer “” (med andre ord en tom celle), og den endrer den nåværende cellen til # N / A. Hvis Excel finner noe i cellen, vil det ganske enkelt kopiere cellen. For eksempel vil den kopiere innholdet av D3 til E3.
Jeg har en artikkel som diskuterer HVIS funksjon i større detalj. Jeg dekker også med FEIL for å undertrykke forventede feil og bruk HVIS med de logiske funksjonene AND, OR og IKKE. Den finner du her:
- Deretter kopierer jeg formelen ned i E-kolonnen.
- Jeg lager da et diagram nøyaktig som vi gjorde ovenfor ved hjelp av datoene i kolonne B og resultatene av formlene i kolonne E.
Som du kan se fra figuren ovenfor, viser diagrammet dataene riktig, selv om Excel bruker Vis tomme celler som Hull (standardinnstillingen for alle diagrammer opprettet i Excel 2007 og Excel 2010).
Vi ville da rydde opp i diagrammet som vi gjorde ovenfor,
- Rydding i den horisontale aksen
- Slette Legende
- Legge til en Tittel (Klikk på Oppsett kategorien med valgt graf, velger du Diagramtittel og velg titteltypen du foretrekker)
Innpakning
Ofte kommer data inn i deg fra regneark som du ikke har kontroll over og ikke alltid er formatert nøyaktig slik du vil ha det. I stedet for å redigere dataene på nytt slik at de passer til det du vil ha det, er det alltid mye bedre og raskere å få Excel til å omgå eventuelle formateringsutfordringer dataene kan ha og produsere de resultatene du ønsker uten betydelig manuell redigering fra din side.
I denne artikkelen så vi på et problem som jeg ofte kommer over:
Hvordan lage diagrammer ved hjelp av data som inneholder et stort antall tomme celler. Vi så på to metoder for å løse dette:
- Endre måten Excel behandler tomme celler på i selve diagrammet
- Ved hjelp av HVIS uttalelser for å endre tomme celler til # N / A (Excel 2007 og Excel 2010 ignorerer celler som inneholder # N / A når du lager diagrammer)
Ved hjelp av HVIS uttalelser i en formel er mer fleksibel enn å endre Excels måte å håndtere tomme celler i et diagram, da du kan be den om å endre noe til # N / A, ikke bare tomme celler. Dette betyr at hvis du mottar regneark med søppel eller data du ikke vil, kan du også få Excel til å ignorere det for å lage et diagram fra dataene.
Jeg håper at du har funnet denne artikkelen nyttig og informativ. Du er velkommen til å legge igjen kommentarer du måtte ha nedenfor, og mange takk for at du leser!
Denne artikkelen er nøyaktig og sann etter best forfatterens viten. Innholdet er kun for informasjons- eller underholdningsformål og erstatter ikke personlig rådgivning eller profesjonell rådgivning i forretningsmessige, økonomiske, juridiske eller tekniske forhold.
